Passo a passo para mudar de contabilidade sem complicações
Confira o nosso guia completo de como mudar de contabilidade de forma rápida, segura e descomplicada
Você sabe como mudar de contabilidade? Se você está procurando por um guia completo para mudar de contador, você veio ao lugar certo.
No artigo de hoje, vamos apresentar todas as informações que você precisa para fazer a mudança de forma simples, correta e eficaz.
Se você está pronto para começar, continue lendo para aprender tudo o que precisa saber!
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Passo 1 – analise o contrato firmado com a atual contabilidade
O primeiro passo para mudar de contabilidade é ler e analisar o contrato atual. Isso porque é muito comum que os contratos sejam elaborados com a presença de cláusulas que preveem multas ou mesmo o cumprimento de aviso prévio devido à rescisão do contrato.
Desse modo, é fundamental analisar cada ponto do contrato a fim de evitar prejuízos financeiros e legais para a sua empresa devido ao descumprimento do contrato firmado.
Passo 2 – Faça o levantamento de suas pendências
O próximo passo para mudar de contabilidade é verificar as possíveis pendências de sua empresa, como obrigações que ainda não foram cumpridas e que estão em andamento, como a entrega de declarações ou parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais.
É importante considerar, em sua pesquisa, as obrigações e os documentos dos últimos 5 anos, tendo em vista que elas ainda podem trazer prejuízos para a sua empresa.
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Mas atenção, ainda que ocorra a mudança de contabilidade, os contadores responsáveis por essas questões no momento do erro, ainda são responsáveis por elas, devendo resolver a pendência o quanto antes.
Passo 3 – Encontre um escritório de contabilidade especializado
Antes mesmo de formalizar a troca de contabilidade, é fundamental encontrar um novo escritório contábil que possa lhe fornecer o serviço que você precisa.
Essa pesquisa antecipada é fundamental para garantir que a sua empresa não ficará sem apoio após a mudança de contador.
Além disso, o novo escritório também poderá ajudá-lo com o processo de mudança.
Você pode começar sua pesquisa na internet ou perguntando a amigos e familiares se eles têm um contador que possam recomendar.
Ao escolher o novo escritório, é fundamental analisar alguns pontos importantes, como:
- Os serviços oferecidos pelo escritório e as especialidades;
- O tipo de atendimento prestado;
- Se os contadores são registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região de atuação;
- A experiência e qualificação da nova contabilidade;
- Se o escritório contábil cumpre os prazos determinados e se são capazes de atender as necessidades do seu negócio;
- Se utilizam as ferramentas adequadas;
- Se trabalham com estratégias de crescimento, etc.
Passo 4 – Notifique o seu atual contador
O próximo passo é notificar o seu atual contador sobre a sua decisão de mudar de contabilidade. Você deve fazer isso por escrito para que possa haver uma compreensão clara sobre a data em que a mudança ocorrerá e as demais solicitações.
Portanto, comunique o encerramento do contrato atual via e-mail ou carta registrada em correio.
Em seu comunicado, certifique-se de apresentar:
- A solicitação clara do encerramento dos serviços e rescisão do contrato com o atual escritório contábil;
- Data final para o encerramento do serviço;
- Solicitação dos documentos sua empresa que estão com o escritório contábil (tanto em versão física quanto em versão digital);
- Solicitação de logins e senhas;
- Solicitação de um relatório da situação cadastral da empresa.
Passo 5 – Assine o Distrato dos Serviços
Após o comunicado oficial, o seu antigo escritório contábil irá enviar o Distrato de Prestação de Serviços para que você assine.
Esse documento deve conter informações sobre os serviços prestados, a entrega dos documentos solicitados, as obrigações realizadas e pendentes, sendo estas ainda de responsabilidade desse escritório.
Passo 6 – Assine o novo contrato com o escritório de contabilidade escolhido
Com o Distrato assinado, você termina a formalização do encerramento do contrato com a antiga contabilidade. Desse modo, você pode assinar um novo contrato com o escritório escolhido por você.
Não esqueça de conversar com os especialistas contábeis a fim de apresentar suas necessidades, seus objetivos e expectativas do novo serviço. Certifique-se também de analisar e discutir cada ponto do contrato para que o acordo seja vantajoso e seguro para todos os envolvidos.
Ao assinar o contrato, também ocorrerá o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica.
Passo 7 – Certifique-se de que toda a documentação necessária seja entregue ao novo escritório de contabilidade
O último passo para mudar de contabilidade é se certificar de que toda a documentação necessária foi entregue ao atual escritório contábil.
Você deve começar o processo o mais rápido possível para garantir que tudo está em ordem. Assim, os novos contadores poderão prestar os serviços de que sua empresa precisa com total dedicação e excelência.
Algumas das coisas que você não deve esquecer são os documentos financeiros do seu negócio, seus registros fiscais e quaisquer outros documentos que possam ser necessários, como:
- Certificado digital;
- Logins e senhas para acesso aos sistemas;
- Contrato social, requerimento de empresário ou CCMEI;
- Última RAIS e DIRF enviadas;
- DRE;
- Livro diário e razão;
- Balanço patrimonial, etc.
Vale ressaltar que ao solicitar a documentação ao antigo escritório contábil na — comunicação oficial de rescisão do contrato — eles possuem até 30 dias úteis para entregar todos os documentos, conforme estabelecido na norma CRC.
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