Checklist completo: saiba quais documentos contábeis sua empresa precisa apresentar
Conheça os documentos contábeis necessários para sua empresa se manter em dia com as fiscalizações
A base de registros de uma empresa é a documentação. Eles servem como comprovantes de movimentações e lançamentos que podem ser solicitados por órgãos reguladores e fiscalizadores.
Mas você sabe quais documentos contábeis sua empresa precisa ter?
Poucos documentos exigidos em fiscalizações e/ou auditorias ainda precisam ser físicos e ficar visíveis dentro da empresa, hoje são armazenados digitalmente na nuvem e isso facilita muito a vida dos empresários.
Portanto, ainda são completamente necessários e a falta deles pode acarretar penalidades e multas, pensando nisso, neste artigo você receberá um checklist completo com todos os documentos contábeis que uma empresa precisa ter.
O que são os documentos contábeis
Os documentos contábeis são aqueles que servem de base à escrituração e aos registros obrigatórios feitos pela contabilidade.
Dizem respeito à movimentação financeira e servem de base para o cálculo das principais obrigações fiscais dentro da empresa.
Esse tipo de documento, quando físico, não pode conter nenhuma rasura, seu arquivamento precisa ser feito com total integridade, caso ocorra qualquer tipo de falha, é necessário substituí-lo ou reconstruí-lo.
Eles precisam ser arquivados de forma cronológica, com fechamento mensal, trimestral ou anual, a periodicidade depende do volume de documentos da empresa.
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O que pode acontecer caso eles não sejam armazenados
Não ter os documentos contábeis acarreta diversos prejuízos, pois não há como comprovar as declarações fiscais.
Uma empresa que não possui nenhum documento comprobatório com suas despesas e receitas é como se não funcionasse, e isso acaba acarretando problemas ainda maiores.
Não comprovar tudo o que entrou e saiu durante determinado período da empresa pode levar à multa e até mesmo ao crime de sonegação fiscal.
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Quais documentos preciso ter na minha empresa
1. Notas Fiscais
As Notas Fiscais (NF) são os documentos oficiais de faturamento de uma empresa, seja ela de produtos ou serviços.
Elas também servem para comprovar compras, custos de operações, despesas e movimentação de impostos.
Não é necessário imprimir cada nota emitida ou recebida, mas é necessário o envio do arquivo XML para o contador, que é sua versão digital.
2. Extratos bancários
As empresas em sua maioria possuem dois tipos de rendimentos, operacionais e financeiros.
Os rendimentos operacionais são obtidos pela realização das suas atividades de venda de produtos e serviços, já os financeiros gerados a partir das suas aplicações financeiras.
Devido aos rendimentos financeiros, os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, afinal ali ficam fielmente registradas as despesas e receitas do negócio.
3. Dados e cópias de despesas
A rotina de uma empresa inclui o pagamento de diversas coisas, como funcionários, contas de água e luz, transporte, telefone, e nada disso gera arquivos fiscais ou XMLs
Porém, esses documentos também são considerados contábeis e devem ser lançados periodicamente.
4. Extratos de meios de pagamentos
Nem todas as movimentações financeiras resultam em registros no extrato bancário e, nesses casos, precisam ser emitidos comprovantes através dos extratos de meios de pagamentos.
Aqui estão inclusos as vendas feitas pelas máquinas de cartão, pagamentos diretos para pessoas e emitidos por boletos.
5. Comprovantes de impostos e encargos trabalhistas pagos
Este documento é importante, pois permite lançar os pagamentos das obrigações e, além disso, te protege em caso de um processo trabalhista, por exemplo.
Uma boa gestão financeira precisa ser organizada e, nela, os valores de despesas não podem gerar tanto impacto nas contas quando forem compensados.
Vale ressaltar que pagamentos feitos em atraso ou relativos a multas e juros precisam ser lançados de forma individualizada, informando a data do lançamento, a origem, destino e valor total.
6. Documentos de profissionais autônomos
Nem todos os profissionais prestadores de serviço nas empresas atuam como CLT ou PJ, você pode optar por contratar profissionais autônomos para manutenção, entregas ou outras atividades.
Quando o serviço é prestado por uma pessoa física, é necessária a emissão de RPA para manter em dia as obrigações empresariais e o possível pagamento de impostos.
Esses documentos são os solicitados periodicamente pelas empresas de contabilidade e devem ser enviados pela empresa.
Prazos para envio dos documentos
A legislação estabelece diferentes prazos para a manutenção e guarda de documentos e livros fiscais, acontece até do documento ter mais de um prazo dependendo da empresa.
Isso ocorre devido a diversas normas legais e dos vários ramos envolvidos nas situações fiscais e tributárias.
Documentos solicitados pela contabilidade
Esses documentos podem ser solicitados na hora de dar entrada a uma contabilidade, eles também são documentos contábeis, porém só são enviados uma vez pela empresa.
- Cópia do comprovante de pagamento de Impostos;
- Notas Fiscais de Aquisição de Material de uso permanente (é necessário identificar no documento que é imobilização);
- NF/ECF/Recibos de Despesas;
- NF/ ECF/Recibos de outros tipos de operações financeiras;
- Cópia do comprovante de pagamento de Salários e adiantamentos;
- Informação ou Boletim de ocorrência de perda/roubo de material/máquinas/veículos;
- Relação de controle de recebimento dos Clientes (quando a cobrança exige).
Além dos documentos contábeis, a empresa tem outros tipos que também devem ser armazenados e gerenciados de forma correta. Entre eles, podemos destacar:
- Documentos de constituição (contrato social, aditivos, requerimentos de empresário etc.);
- Contratos diversos, seja com fornecedores, prestadores de serviços ou funcionários;
- Fichas profissionais;
- Orçamentos.
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