Entenda como funciona o processo de troca de contador
Apresentamos, neste artigo, todos os procedimentos necessários para realizar a troca de contador em sua empresa. Confira!
O trabalho de um contador é manter a saúde, a segurança e a rentabilidade de uma empresa.
Um contador desempenha um papel crítico para manter uma empresa saudável, segura e lucrativa.
É por isso que você deve ser um aliado do departamento de contabilidade de sua empresa.
Se você sente que este profissional não está mais atendendo às necessidades de sua empresa, não está contribuindo para os resultados desejados, ou por qualquer razão, você pode realizar a troca de contador.
Entretanto, deve agir o mais rápido possível.
Neste artigo, apresentaremos os principais procedimentos para realizar a migração de contabilidade em sua empresa de maneira simples e sem riscos.
Continue conosco e tenha as suas dúvidas sanadas!
O que leva à troca de contador?
Há situações em que você pode procurar uma empresa de contabilidade melhor ou um associado para cuidar da contabilidade de sua empresa se não estiver satisfeito com a que você tem agora.
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Todo o processo deve ser formalizado através de contratos e rescisões, e o contrato anterior deve ser rescindido oficialmente.
Muitos empresários não sabem se podem ou não efetuar a troca de contador.
Afinal, a contabilidade é um componente importante de qualquer negócio, pois garante que todos os requisitos legais sejam cumpridos sem incorrer em mais impostos do que o exigido.
É fundamental, portanto, empregar uma empresa competente que atenda às exigências da empresa.
Entretanto, nem sempre é esse o caso.
Mas, afinal, qual a importância do suporte contábil em sua rotina?
Você sabe se realmente pode trocar de contador?
Essa pergunta é crucial para o sucesso de sua empresa, além de ser uma das mais frequentes para os empresários.
Um contador deve ser utilizado por todas as empresas, exceto as MEIs.
Não é algo acidental…
Contadores ou empresas de contabilidade terceirizadas regularizam todas as obrigações financeiras da empresa, tais como impostos e folha de pagamento, cuidam de problemas com seus ativos, identificam problemas e mantêm todos os registros nestas áreas precisos e atualizados.
Embora a contabilidade ainda possa desempenhar um papel na tomada de decisões, ajudando no planejamento de despesas e lucros, ela é crítica em todas as fases da vida de uma empresa, desde a abertura até o fechamento.
Cada fase da vida de uma empresa precisa ser abordada e esclarecida de todas as questões e problemas financeiros.
É crucial ter alguém que cuide das questões tributárias e fiscais no Brasil, dado o complexo sistema tributário e fiscal do país.
Esse profissional também deve estar ciente das contínuas mudanças legais para que o empresário possa se concentrar em outras prioridades empresariais.
Quais são os procedimentos para realizar a troca de contador?
Agora que já pôde entender melhor sobre a importância e os motivos que levam a considerar a mudança em sua contabilidade, é essencial que se compreenda como fazer e o que levar em consideração na hora de realizar a troca de contador.
Abaixo, apresentaremos as principais etapas. Confira!
Leia o contrato com o contador atual
Antes de selecionar uma nova empresa de contabilidade, você deve olhar para o seu contrato atual.
Contadores e firmas de contabilidade frequentemente incluem cláusulas de multa em seus contratos que cobram multas pelo cancelamento do contrato ou pela notificação de rescisão.
Logo, você deve examinar cada seção do contrato para evitar problemas legais e perdas monetárias resultantes do não cumprimento do acordo, inclusive aquelas em que o contador não tenha completado os serviços especificados no contrato.
Realize um levantamento para verificar se existem pendências
O escritório atual que trata de sua contabilidade pode ter deixado para trás quaisquer questões que não foram resolvidas ou serviços que não foram prestados, como o pagamento de dívidas do governo em parcelas.
Uma pesquisa também deve rever documentos que tenham sido emitidos em até cinco anos para detectar quaisquer erros ou situações pendentes que possam causar danos à empresa.
Mesmo se houver erros após a transição, o contador ainda é responsável por eles se eles funcionaram no momento.
Informe a decisão de troca de contador ao profissional atual
Uma vez tomadas as medidas prévias necessárias, você deve oficializar a troca de contador.
Para isso, você deve notificar seu contador atual sobre a alteração.
Também deve informar ao seu contador atual que você não é mais obrigado a utilizar seus serviços.
Isso pode ser feito por e-mail ou correio normal e deve ser assinado por você.
A mensagem deve ser clara e explícita.
Sendo assim, apresente a solicitação de encerramento do contrato atual, prazo para término dos serviços – que costuma ser em até 30 dias depois do envio da solicitação -, solicitação de entrega das documentações físicas e digitais de sua empresa, assim como senhas e demais logins, bem como solicitação do relatório pertinente à situação cadastral.
Vale notar que, com relação à solicitação de documentação, você deve estar ciente que ela foi enviada ao novo escritório responsável por sua contabilidade após o término oficial do contrato.
De acordo com a norma CRC, após a formalização de uma solicitação de quebra de contrato, o antigo contador terá até 30 dias úteis para fornecer essa documentação.
Assine o documento referente ao distrato dos serviços
É crucial que você leia cuidadosamente o Contrato de Serviço fornecido por seu contador anterior e o assine.
O contrato deve delinear os serviços prestados, a entrega da documentação e as obrigações contínuas do contador anterior, devido à competência dos serviços.
Como discutimos anteriormente, mesmo após a troca de contadores, pode haver ainda questões a serem tratadas pelo ex-profissional, pois elas datam do momento em que ele prestou os serviços técnicos.
Busque por novos serviços e contrate um novo contador
O processo referente à troca de contador logo no início é crucial se você quiser garantir que sua empresa não fique sem especialistas em contabilidade, uma vez que o contrato anterior tenha sido rescindido.
Escolha uma empresa que ofereça serviços que atendam às necessidades de sua empresa.
Além disso, é importante considerar questões como:
- Registro junto ao CRC;
- Recomendações de quem usufrui dos serviços prestados;
- Relacionamento com o cliente;
- Preço praticado;
- Uso de tecnologias para otimizar processos; entre outros.
Uma vez que você tenha decidido em qual empresa de contabilidade contratar, você deve assinar o distrato com o contador atual para que possa, enfim, firmar o acordo de serviço com o novo escritório.
É fundamental que você reveja completamente os termos do contrato e expresse todas as suas exigências, exigências e expectativas.
Além de assinar o contrato, também será obrigado a transferir a responsabilidade técnica do escritório anterior para o novo escritório.
Também será necessário garantir que toda a documentação seja entregue ao novo contador.
Os principais documentos são::
- RG e CPF dos sócios;
- Certificado digital;
- Logins e senhas para acessar os sistemas utilizados;
- Livro diário e razão;
- Balanço patrimonial;
- DRE;
- Contrato social, requerimento de empresário ou CCMEI;
- Última RAIS e DIRF enviadas; entre outros.
Não perca o nosso vídeo com 5 passos para que você realize a troca de contabilidade da maneira correta:
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A troca de contador é uma decisão crítica e consequente para o futuro de sua empresa, por isso queremos que a faça de forma adequada, honesta e rápida.
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