CNPJ inapto: saiba como resolver e evitar problemas com a Receita Federal

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Para manter-se em atividade, uma empresa legalizada precisa estar absolutamente em dia com todas as suas obrigações fiscais e burocráticas. O não pagamento dos impostos regulares e a não apresentação das obrigações acessórias podem gerar mais do que multas, chegando até mesmo a inviabilizar o negócio.

Se você não quer ter problemas deste tipo, é preciso saber o que é CNPJ inapto. Mais do que isso, precisa saber como resolvê-lo e, ainda mais, como evitar problemas com a Receita Federal. Infelizmente, a condição de CNPJ inapto é cada vez maior, e a própria Receita Federal tem sido mais rigorosa com este assunto.

Por isso, a AM Contabilidade Online preparou este conteúdo sobre CNPJ inapto: saiba como resolver e evitar problemas com a Receita Federal. Leia o artigo agora e saiba tudo sobre CNPJ inapto.

O que é CNPJ?

Assim como todos nós temos um nome e sobrenome, registrado por meio de uma certidão de nascimento, toda empresa também precisa se registrar e ter uma identificação que a particularize no mercado. Assim, o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), emitido pela Receita Federal, é como a certidão de nascimento de uma empresa, ou seja, seu primeiro registro público.

É a partir da adesão ao CNPJ que uma empresa começa a se legalizar, pois somente devidamente registrada na Receita Federal será possível obter a inscrição municipal e o alvará de funcionamento. O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas é o número designado pela Receita Federal que identificará sua empresa.

Segundo ela própria, “o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) é um banco de dados gerenciado pela Receita Federal, que armazena informações cadastrais das pessoas jurídicas de interesse das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios”.

Nunca é demais pontuar que toda a empresa, para permanecer devidamente legalizada e, portanto, em atividade, precisa de um CNPJ, inclusive as microempresas individuais (MEIs).

E o CNPJ inapto, o que é?

Para atuar normalmente, toda empresa precisa estar com o CNPJ apto, ou seja, ativo. E para que isso aconteça, a companhia deve cumprir com absolutamente todas as suas obrigações contábeis e burocráticas, entre as quais a entrega das declarações anuais ao fisco.

Se a sua empresa não apresentar essas declarações e demonstrativos dos dois últimos anos, o CNPJ estará inapto. Isso não significa que a empresa está inativa, que é o caso de uma empresa sem movimento.

Até pouco tempo, a Receita Federal mudava a situação cadastral do CNPJ da empresa após cinco anos sem o cumprimento destas obrigações acessórias. Mas atualmente já no segundo ano o CNPJ passa a condição de inapto. E isso vale inclusive para microempreendedores individuais (MEIs).

Entre os principais documentos que devem ser entregues e cuja falta pode levar o CNPJ à condição de inapto estão:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Escrituração Contábil e Fiscal (ECF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Relação Anual de Informações e Salários (RAIS).

Como consultar a condição do CNPJ da sua empresa?

É muito fácil consultar a condição do CNPJ da sua empresa, o que é feito de forma gratuita e online. No site da Receita Federal é possível acessar o serviço chamado “Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral”. Basta clicar aqui, preencher o número do CNPJ do seu empreendimento e consultar sua situação junto à Receita Federal.

A situação cadastral está expressa no terceiro campo, de baixo para cima. O CNPJ pode estar com as seguintes situações cadastrais: ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula.

Quais são as consequências de um CNPJ inapto?

  • Impedimento de participar de novas inscrições (art.22 da Instrução Normativa RFB nº1.634, de 2016);
  • Possibilidade de baixa de ofício de inscrição (art.29);
  • Invalidade da utilização para fins cadastrais (art.45);
  • Nulidade de documentos fiscais (art.47);
  • Responsabilização dos sócios pelos débitos em cobrança (art.48);
  • Possibilidade de cobrança de multas;
  • Impossibilidade de emissão de nota fiscal;
  • Impossibilidade de fazer cadastros com novos fornecedores;
  • Problemas para a compra de mercadorias para revenda;
  • Possíveis problemas bancários;
  • Possíveis problemas com o plano de saúde empresarial.

Como resolver esse problema de inaptidão do CNPJ?

Antes de tudo, calma! É possível regularizar a situação da sua empresa, sem problemas, e um escritório de contabilidade experiente poderá fazer isso, tornando o CNPJ da sua empresa novamente ativo.

A primeira atitude é descobrir quais são as pendências que a empresa tem junto à Receita Federal. Prepare um relatório de pendências para identificar o que foi omitido nos últimos cinco anos. Diante do exposto, basta providenciar todos os documentos necessários (escriturações fiscais e declarações). Feito isso, em 24 horas o status do CNPJ volta as ficar ativo. Após esse processo, a empresa terá acesso à certidão negativa de débitos.

O papel do contador para o bom andamento da sua empresa

Já se foi o tempo que a contabilidade era vista apenas como um conjunto de tarefas para cumprimento de obrigações burocráticas. Isso está lá no passado. Hoje, a contabilidade é consultiva, voltada para a gestão e para o resultado. Não se pode tomar decisões estratégicas e gerenciais sem consultar o seu contador, acredite nisso.

No entanto, infelizmente é mais comum do que gostaríamos que fosse empresas apresentarem o CNPJ inapto por esquecimento ou qualquer tipo de falha na entrega de suas obrigações burocráticas. É obrigação da contabilidade não deixar que isso aconteça porque, afinal de contas, ela está ali justamente para cumprir com suas funções.

Uma contabilidade atuante não comete esse tipo de erro, tenha certeza disso. É como um profissional que utiliza o carro para trabalhar, como um taxista, mas relaxa na manutenção do veículo ou mesmo na hora de encher o tanque.

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