Passo a passo de uma otimização de tempo bem-feita e lucrativa
Organizar as tarefas e investir na otimização do tempo é fundamental para promover uma gestão eficiente em sua empresa. Leia o nosso artigo e entenda mais sobre o assunto.
Muito frequentemente, ouvimos expressões como: “queria que o dia tivesse mais de 24 horas” ou “queria que a semana tivesse mais de 7 dias para que eu conseguisse dar conta das coisas que preciso fazer”.
Todos nós temos problema em conseguir gerenciar o nosso tempo para efetuar todas as tarefas relacionadas ao trabalho e até ao lazer.
E, com isso, estamos sempre buscando formas de fazer uma otimização de tempo, principalmente quando essa otimização está ligada ao nosso ambiente de trabalho.
Pois, como se diz popularmente, tempo é dinheiro, e se você está utilizando bem esse tempo, poderá render mais e, com isso, obter uma maior competitividade e valorização no mercado.
Pensando nisso, apresentamos, neste artigo, o passo a passo de uma otimização de tempo de sucesso. Confira!
Passo a passo para uma otimização de tempo de sucesso
A otimização do tempo é uma forma de criar condições mais favoráveis para executar determinada tarefa.
Sendo assim, iremos listar aqui alguns fatores que podem te auxiliar na hora de aproveitar melhor o tempo, são eles:
- planejamento;
- estabelecer metas;
- organizar-se;
- aprender a delegar;
- saber dizer não.
1. Planejamento
O primeiro item da lista para se otimizar o tempo é o planejamento, sem ele, as etapas seguintes não conseguirão se manter.
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Ele pode ser diário ou semanal, dependendo do seu fluxo de trabalho e da quantidade de demandas.
É preciso definir as tarefas prioritárias e secundárias e estabelecer um prazo para efetuar cada uma delas.
As tarefas prioritárias são aquelas demandas mais urgentes e que precisam de uma solução. Sendo assim, elas devem ser realizadas primeiro.
As demandas secundárias, por sua vez, podem ser feitas ao longo do dia, não havendo problema caso você não consiga terminá-las no mesmo dia, precisando deixá-las para o dia seguinte.
2. Estabelecer Metas
É preciso definir as metas da empresa, ou seja, algo que se deseja alcançar em um determinado tempo, assim como o que é necessário para conquistá-lo.
Como, por exemplo: diminuir os custos de produção em 10% nos próximos 7 meses, e o que será necessário para conseguir.
Essa definição de metas auxilia no controle e na organização do tempo, em seguida, deve-se efetuar um cronograma.
Nele, iremos adicionar o tempo necessário para realizar atividades comuns ao dia a dia, como:
- ler e responder emails;
- reuniões;
- emissão de relatórios;
- atendimento ao público e fornecedores.
Naturalmente, essa ordem e o tempo estabelecido podem acabar variando conforme o dia, mas possuir uma previsão estabelecida, irá ajudar na otimização do tempo.
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3. Organizar-se
Manter as suas coisas organizadas, tanto em sua mesa de trabalho quanto no seu computador, além de dar uma melhor impressão para quem olha, ajuda, e muito, na otimização do tempo.
Procure deixar a sua mesa apenas com os materiais realmente necessários, como: computadores, telefone fixo, canetas e calculadora. Procure deixar o celular guardado, evitando utilizá-lo durante o trabalho.
Faça o mesmo com as suas gavetas ou armários, separe os espaços para cada departamento. Se possível, guarde os relatórios em pastas etiquetadas com os nomes de identificação, para encontrá-los mais facilmente.
O mesmo vale para o seu computador! Salvar vários arquivos na sua área de trabalho, além de poluir visualmente a sua tela inicial, faz com que seja difícil encontrar algum arquivo que a pessoa precise.
Então, passe a organizar seus arquivos em pastas separadas por assuntos específicos, e caso haja vários documentos com o mesmo nome, como, por exemplo, notas fiscais, procure colocar o nome da empresa primeiro, assim, os documentos ficarão organizados por ordem alfabética.
4. Delegar
Muitas vezes, para os empresários que trabalham com a gestão de empresas, é difícil abrir mão do controle e, por isso, muitos gestores tentam fazer muito mais coisas do que a sua capacidade permite. Essa situação ocorre, principalmente, por medo de confiar nas outras pessoas.
Mas aprender a delegar é uma função essencial para o crescimento da empresa, pois, assim, você poderá se dedicar a assuntos que sejam mais urgentes e importantes, e que realmente dependam apenas do seu conhecimento.
Para isso, é preciso contar uma equipe capacitada, para que essas pessoas possam dar seguimento ao que for delegado e, quem sabe, até dar uma nova visão para alguns problemas da organização.
Mas lembre-se que apesar de ser fundamental aprender a delegar as tarefas, também é fundamental saber colaborar com os demais, principalmente em problemas de difícil solução. Afinal, duas cabeças pensam melhor do que uma.
5. Saber dizer não
Podemos afirmar que essa é uma das maiores formas de procrastinação nas tarefas e que impede o sucesso da otimização do tempo.
Durante o dia, muitas demandas que não se referem a você acabam interferindo naquele planejamento e organização que já haviam sido feitos anteriormente.
Convites para reuniões urgentes, pessoas que precisam de ajuda para resolver um determinado problema ou, até mesmo, alguém que te chama para tomar um café.
Você precisa aprender que se isso for atrapalhar o seu trabalho e te impedir de atingir as metas da empresa, não há nada de errado em dizer não.
Você precisa aprender a fazer isso de vez em quando, mesmo que algumas pessoas não gostem desta atitude. Isso poderá fazer diferença em questões importantes da empresa.
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Trouxemos aqui uma série de dicas para que seja possível otimizar o tempo dentro de sua empresa, como um melhor planejamento das ações, estabelecimento de metas a cumprir, organização de seu espaço de trabalho, delegação de funções, e aprender a dizer não para aqueles que podem vir a atrapalhar o seu trabalho.
Durante todo esse período de organização, é preciso definir um período de pausa durante o dia, algo programado, como uma pausa para um café, para que você possa arejar a cabeça e até ter novas ideias.
As tarefas burocráticas também precisam ser executadas e, por demandarem tempo, é preciso contratar profissionais especializados para te auxiliar nesse processo. Assim, você terá maior disposição para cuidar da gestão do seu negócio.
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